El tiempo es un recurso valioso, probablemente el más valioso de todos, porque es finito y no se puede comprar.
En el ámbito profesional, además, el tiempo es dinero, y lo que los trabajadores hacemos con él, un factor clave en el principal KPI de cualquier organización: la productividad.
Ser eficientes debería ser una de nuestras principales prioridades e indicadores de nuestro nivel de responsabilidad profesional con nuestras empresas. En este sentido, la automatización de tareas es una herramienta que puede ayudarnos (y mucho) a mejorar nuestra eficiencia, y por extensión nuestra productividad.
A continuación, voy a comentaros la que creo que es una de las mejores funcionalidades de automatización de nuestro correo electrónico, disponible en la mayoría de las aplicaciones de correo electrónico del mercado: las reglas (o filtros) de correo.
Esta funcionalidad no es ni mucho menos una novedad. Es una opción que lleva mucho tiempo implementada en los servidores de correo, aunque no todo el mundo la utiliza. Por desconocimiento, por falta de curiosidad, o simplemente por la inercia de llevar muchos años utilizando de la misma manera la aplicación correo electrónico.
El objetivo es olvidarnos de las tareas repetitivas, que automatizaremos, y liberar tiempo para actividades más estratégicas y que aporten valor a tu equipo y a tu compañía.
Desde hace ya bastantes años, el correo electrónico es una de las principales herramientas de cualquier trabajador. Su uso está tan extendido que el número de mails que recibimos cada día no para de crecer, lo que puede convertirse en un problema para nuestra productividad.
La automatización de tareas repetitivas en Outlook puede ser una verdadera revolución en la forma en que gestionamos nuestro correo electrónico y nuestras comunicaciones.
Gracias a esta funcionalidad podemos programar reglas que se apliquen sobre los correos electrónicos en función de diversas categorías que asignemos a distintos tipos de correo electrónico, que podemos clasificar, por ejemplo, por persona que los envía, el departamento origen, la gestión que requiere de nosotros, la urgencia, etc.
Esta segmentación nos permitiría decidir en qué momento atendemos unos correos, en función de los criterios fijados, sin dejar que nuestra bandeja de entrada se llene de mensajes pendientes de gestionar, y nos impidan ordenar prioridades y atenderlos por orden de urgencia e importancia.
Mediante la programación de reglas, no sólo ahorraremos tiempo en clasificarlos, sino que mejoraremos la consistencia en el procesamiento, lo que nos servirá para generar de forma automática, y sin intervención manual, una base de datos ordenada y clasificada de los correos electrónicos, que en el futuro puede servirnos para agilizar nuestra búsqueda de información en el histórico de correos electrónicos.
Además de la consistencia en la gestión, la automatización de correos también mejora la velocidad, ya que en lugar de dedicar tiempo a mover manualmente los mensajes a carpetas específicas o aplicar etiquetas, las reglas y acciones automáticas realizan estas tareas en segundos.
Otro beneficio importante de automatizar la gestión del correo es la reducción del estrés y la carga de trabajo, que nos permita poner el foco de nuestra atención en aquellas gestiones más excepcionales o importantes.
Además de las reglas de correo hay otras automatizaciones complementarias que pueden ayudarnos mucho, como la respuesta automática de correos, el borrado de correos no deseados, establecer recordatorios, posponer correos o programar envíos de correos, etc., que podemos adaptar a nuestras necesidades y preferencias individuales.
En resumen, la automatización de tareas repetitivas en Outlook a través de reglas y acciones automáticas es una poderosa herramienta para mejorar la productividad y la eficiencia. Nos permite ahorrar tiempo, mantener una bandeja de entrada organizada y centrarnos en tareas más estratégicas y creativas, lo que nos permite alcanzar nuestros objetivos profesionales de manera más eficiente y efectiva.
Imagen: Midjourney Prompt: Ilustration of a workoffice make his job automaticly