Una de las consecuencias menos comentadas de las herramientas que hemos incorporado estos años es que han abaratado enormemente la producción.
Redactar un documento, preparar una presentación, generar una comparativa, escribir un primer borrador de casi cualquier cosa: todo eso cuesta hoy una fracción de lo que costaba hace tres años.
La reacción natural ha sido producir más. Y estoy cada vez más convencido de que es la reacción equivocada.
Lo que ocurre cuando producir es barato
Cuando el coste de generar algo baja, dejan de aplicarse los filtros que ese coste imponía.
Antes, escribir un informe de veinte páginas requería dos días. Ese coste obligaba a preguntarse si el informe hacía falta, quién lo iba a leer y qué decisión iba a apoyar. La escasez actuaba como filtro de pertinencia.
Ahora ese informe se produce en veinte minutos. Y por tanto se produce, aunque nadie lo haya pedido y aunque su lectura vaya a costar a otras diez personas media hora cada una.
El coste no ha desaparecido: se ha desplazado del que produce al que recibe. Y como el que produce no lo paga, no lo tiene en cuenta.
He visto ya varios equipos donde el volumen de documentación generada ha crecido de forma notable y la calidad de las decisiones no ha mejorado nada. Simplemente hay más cosas que leer.
El cuello de botella se ha movido
Esto es una aplicación directa de algo que ya sabíamos: mejorar donde no está la restricción no mejora el sistema.
Si la restricción de una organización era la capacidad de producir documentos, abaratarla ayuda. Pero en casi todas las organizaciones que conozco la restricción nunca estuvo ahí. Estuvo en la capacidad de decidir, de leer con atención, de ponerse de acuerdo, de ejecutar lo acordado.
Ninguna de esas cosas se ha abaratado. Y todas ellas se han vuelto más difíciles al aumentar el volumen que las atraviesa.
La pregunta que se salta
Lo que me preocupa más no es el exceso de documentos, que es un síntoma menor. Es lo que ocurre con la fase previa.
Cuando producir era lento, había un tiempo obligado entre el encargo y el resultado. En ese tiempo se pensaba: se descartaban enfoques, se afinaba la pregunta, a veces se llegaba a la conclusión de que el problema estaba mal planteado.
Ese intervalo ha desaparecido. Ahora es posible tener un resultado antes de haber terminado de entender la pregunta. Y un resultado disponible tiene una fuerza notable: una vez que existe un borrador, la discusión gira en torno a ese borrador en lugar de en torno al problema.
Es una forma sutil de perder el control del planteamiento.
Lo que intento hacer
Separar deliberadamente los dos momentos. Primero decidir qué quiero averiguar y por qué, sin herramienta delante. Después producir.
Cuando lo hago al revés —empezar generando y ver qué sale—, el resultado suele ser correcto y no responder a ninguna pregunta que importara.
Y aplicar un filtro de pertinencia que antes aplicaba el coste: ¿esto que voy a producir va a cambiar alguna decisión? Si la respuesta es no, no producirlo, por barato que sea.
Una analogía
Me viene a la cabeza lo que pasó con el transporte. Cuando desplazarse se hizo rápido y barato, no dedicamos el tiempo ahorrado a otras cosas: nos mudamos más lejos y seguimos empleando lo mismo en llegar al trabajo.
Sospecho que con esto va a ocurrir algo parecido. El tiempo que ahorramos produciendo lo vamos a gastar produciendo más, y acabaremos igual de ocupados con más cosas encima de la mesa.
A menos que alguien decida deliberadamente no hacerlo. Que es, casi siempre, la única forma de que un ahorro se convierta en algo distinto de más de lo mismo.