Cuando hablamos de eficiencia y productividad, se tiende a pensar en relojes, rutinas rígidas y máquinas en acción constante. Pero hoy, en el escenario laboral actual, la productividad basada en la tecnología va más allá del mero acto de hacer más en menos tiempo, que también.
El secreto es sencillo de entender: se trata de dejar que lo que pueda hacer una máquina lo haga una máquina y lo que una máquina no hace bien lo hagamos nosotros.
Resumiendo, se trataría de hacer las tareas en las que como humanos aportamos más valor, y dejar que las máquinas, el software y diversos automatismos se encarguen de aquello que tiene menor aportación de valor y que, además, son capaces de hacer mejor que las personas.
¿Y eso cómo se hace?
Pues integrando herramientas tecnológicas en nuestro día a día, y que nos ayuden con esas tareas repetitivas y "vacías" que tan poco reportan desde el punto de vista de la realización personal, y que muchas veces son fuente de "sustracción" de tiempo por errores derivados de ellas, y que como humanos no-máquinas, tenemos la obligación de arreglar.
Gestiona tu tiempo, gestiona tus tareas
Gestionar nuestro tiempo es, básicamente, gestionar nuestras tareas.
Y gestionar nuestras tareas implica la labor de acopiarlas e inventariarlas, categorizarlas, otorgarles una prioridad y fínalmente ejecutarlas, siempre dentro de un marco global de trabajo conjunto con otras partes de una organización.
Para gestionar tareas es imprescindible un gestor de tareas. Hay cientos de ellos, cada uno con sus pros y contras, sus precios y su capacidad de integración. Yo he probado muchos, y creo que seguiré haciéndolo porque al no existir la herramienta perfecta y nuestras necesidades cambiar constantemente, en cada momento surgirán argumentos para cambiar a otro.
Consejos:- Elige un gestor de tareas que se integre al máximo con tu herramienta de correo electrónico.
- Diferencia muy bien entre las tareas propias, de las tareas compartidas con otros, y sopesa incluso utilizar sistemas diferentes para unas y otras.
- Invierte tiempo en probar todas sus funcionalidades.
- En caso de utilizar alguna herramienta conjuntamente con otras personas, redactar una instrucción o protocolo de uso que estandarice la forma en que cada uno traslada a esta herramienta la información relevante de la tarea, tanto a título individual, como de equipo o de proyecto global.
Programa tareas repetitivas, programa automatismos y rediseña los procesos internos para hacer que sean compatibles con ellos, y te permitan ordenar y sistematizar la relación del resto de personas/equipos/departamentos para poder hacer una gestión de estas tareas más eficiente, ágil y rápida. Para tí, y para los demás.
La automatización es un beneficio para dos partes. La más interesada eres tú, pero cuida que en el camino esto suponga mayor eficiencia también para la otra parte. Sólo así funcionará perfectamente y se consolidará en el futuro.
Consejos:- Busca implementar los automatismos poco a poco.
- La sencillez es esencial para que la gestión y el mantenimiento de dichos automatismos no supongan mucho esfuerzo en su parametrización.
- Pide opinión a terceras personas sobre el proceso y acepta posibles cambios que te ayuden a mejorarlo
- Prueba, experimenta y juega con las miles de opciones que existen y no descartes utilizarlo en ningún área, por compleja que te parezca su gestión.
Cualquier cosa que hagas para mejorar tu productividad no puede ser un secreto.
Comparte tu conocimiento, cuéntaselo a los demás, y escucha lo que otros están automatizando. Seguro que descubres cosas que no conocías y que tu a su vez lo haces con los demás.
Rodearte de gente eficiente sólo puede tener ventajas, tanto a nivel individual como colectivo.
Consejos:- Trabaja en la medida de lo posible con sistemas y plataformas cloud que permitan trabajo colaborativo, edición en línea de documentos, gestión colaborativa de proyectos, etc.
- Reduce al extremo la información que tienes en tu dispositivo a nivel local. La productividad también mejora pudiendo acceder a todo desde cualquier lugar.
- Busca casos de uso que sean un éxito y adáptalos a tu situación.
- Delimita muy bien a quién compartes cada cosa y con qué nivel de permisos. Te ahorrarás tanto tiempo como el que le ahorrarás al otro.